Hvem har bolden? Tager du den? Kan du lige prøve at..? Det er spørgsmål, vi kaster rundt til hinanden i virksomheden – men hvem har egentlig denne “bold”, eller nærmere: Hvem har ansvaret for at drible den i mål? Simpelt spørgsmål, skulle man tro. Det må være den, der har fået opgaven? Tro om igen. Dette er et af de helt store problemer, når det kommer til effektiviteten i de danske kontorlandskaber.
Kernen er autoritet
Uddrag fra vores undersøgelser i People Test Systems viser, at der mangler klarhed i dialogen mellem ledelsen og medarbejdere, når det kommer til hvem, der har ansvaret for, at arbejdsopgaver eller forhandlinger bliver afsluttet – i modsætning til, hvem der skal starte dem. Og det resulterer i langsomme processer og opgaver, som går i vasken eller ikke bliver løst.
Problemet er, at lederen ofte sagtens kan få uddelegeret opgaven, men det er akkrediteringen, der mangler, der gør medarbejderen sikker på, at han/hun er autoriserede til at færdigforhandle eller “lukke” uden lederens videre indblanden.
Usikkerheden udmønter sig ofte i mails frem og tilbage, ofte med lang svartid fra lederens side, der ikke forstår, hvorfor opgaven stadig er et tema til diskussion – og altså ikke er fulgt til dørs.
Stort problem for salg
Problemet er stort i alle sammenhænge, men især i de områder af forretningen, der er afhængige af closing. Fx salg.
Forestil jer salgsorganisationen med tyve sælgere, et par salgschefer og en salgsdirektør.
Hvis størstedelen af de tyve sælgere til dagligt nøler på grund af småting, som de er i tvivl om, hvorvidt de må eller ej, fx at give tilbud, skræddersy aftaler eller lukke store firmaaftaler – så tænk over, hvorledes klar kommunikation om hvem, der kan beslutte hvad, har ansvaret for at close, og hvor stor elastikken på tilbud må være – kan spare virksomheden for af nøl og penge i sidste ende.
Kunden gider da ikke at vente. Incitamenter hos medarbejderen mistes, når de hele tiden skal spørge chefen om lov.
Chefen bliver irriteret og svarer ikke, fordi han synes, han konstant bliver spurgt. Han brokker sig til salgsdirektøren over medarbejdere, der ikke kan selv. Salgsdirektøren sætter nye incitamenter op for salgsmedarbejderne, så de kan se at komme ud af vagten og få closet. Alle har røde ører og peger fingre. Problemet er dog uændret. Ledelsen tænker sit.
Sæt rammer op
Undersøgelsen viser konkret, at problemet opstår ved, at chefer/ledere mener, at medarbejderne har ansvaret for at afslutte ting selv. Og at medarbejdere mener, at chefen har ansvar for at give opgaven sin velsignelse – inden den forlader virksomhedens bord.
Det kan virke simpelt – men vi skriver og påpeger problemet fordi, vi ærligt og redeligt tror på, at rammesætning her vil gøre en stor forskel og skabe en mere effektiv virksomhed.
Problemet er et eller andet sted gemt i det underlæggende forhold mellem leder og medarbejder, og hvorledes det magtforhold udmønter sig. Nyder chefen i virkeligheden, når mailboxen fyldes med spørgsmål, eller de små lam kommer og vil have hjælp – men formår ikke at hamle op med opgaven at besvare alle?
Eller er det medarbejderne, der i virkeligheden ikke kan lide at træffe de endelige beslutninger selv, fordi ansvar over for virksomhedens finansielle situation er for stor en mundfuld?
Uanset hvor nissen er gemt, så er det en lille sag at gøre noget ved den!
Vi vil komme med følgende råd:
– Tag en individuel snak med nøglemedarbejdere om, hvem der ligger med hvilket ansvar i forbindelse med eksekvering
– Snak om elastik, tilbud og autorisation og rammer herfor. Lav tydelige aftaler så der ikke er tvivl
– Påmind alle parter (også dig selv) om, at det er virksomhedens bedste, når opgaver og salg afvikles – hurtigt. Så vi kommer videre, partnerskaber kommer i hus, der sælges – og kommer penge ind. Det er også incitament for medarbejderen
– Skab en kultur med en god stemning omkring ledelsesstrukturen, hvor medarbejdere er afslappede omkring deres chefer og ikke er nervøse for deres billigelse – også over for de beslutninger, de træffer. En nikkende adfærd og bestyrkende kultur, hvor man tydeligt udviser, at man bemyndiger og stoler på sine medarbejdere.
Af Torben Tolstøj, Adm. Direktør People Test Systems
