Privatlivspolitik:

Medarbejdere og jobansøgere

 

Denne Privatlivspolitik er fastlagt af People Test Systems A/S (samlet betegnet ”People Test Systems”, ”vi”, ”os” eller ”vores” i denne Privatlivspolitik) og gælder for alle medarbejdere og jobansøgere hos People Test Systems

Det er afgørende for vores forretning og for medarbejdertilliden, at de personoplysninger, som vi indsamler og behandler som led i rekruttering og ansættelsesforhold, sker ansvarligt, sikkert og ikke mindst transparent. I denne Privatlivspolitik beskriver vi derfor, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er ansat eller har ansøgt en stilling hos People Test Systems, og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger og få berigtiget/slettet dine personoplysninger m.m.

Privatlivspolitikken indeholder bl.a. oplysninger om:

1)    Hvad er personoplysninger?
2)    Hvilken type personoplysninger behandler vi om dig og hvorfor?
3)    Hvad bruger vi dine personoplysninger til?
4)    Hvad er vores retlige grundlag for behandling af personoplysninger?
5)    Hvem videregiver vi dine personoplysninger med?
6)    Hvordan opbevares dine personoplysninger på en sikker måde?
7)    Hvad er dine rettigheder som registreret?

I forbindelse med din ansættelse eller ansøgning om job hos People Test Systems indsamler og behandler People Test Systems personoplysninger om dig til opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik. People Test Systems er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.

Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller til People Test Systems’ behandling af dine personoplysninger som led i dit ansættelsesforhold eller jobsøgning, kan du kontakte:

Kontaktoplysninger:

People Test Systems A/S
Adresse: Langelinie Allé 47, 2100 København Ø
CVR-nr: 30560604
Telefonnr.: +45 8833 0000
Mail: info@peopletestsystems.com

1.  Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er enhver oplysning, der kan bruges til at identificere dig. Det kan f.eks. være et navn, et e-mailadresse, telefonnummer, adresse, CV, stilling, IP-adresse m.fl.

 

2.  Hvilken type personoplysninger behandler vi om dig og hvorfor?

Jobansøgere

I forbindelse med din ansøgning om job hos People Test Systems behandler vi en række personoplysninger om dig.

 

Oplysningerne omfatter blandt andet:

  • kontaktoplysninger,

  • CV og jobansøgning,

  • faglige kvalifikationer,

  • eksamensudskrifter eller certifikater,

  • referencer fra tidligere arbejdsgivere, og

  • personlighedstests/erhvervstests.

 

Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at People Test Systems ikke vil være i stand til at vurdere, om du vil være egnet til en konkret stilling.

 

Medarbejdere

De oplysninger, som vi indsamler om dig som medarbejder hos People Test Systems, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit ansættelsesforhold og driften af People Test Systems. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter hvilken stilling du er ansat i, men generelt vil det være oplysninger til brug for People Test Systems’ personaleadministration, medarbejdernes sikkerhed, People Test Systems’ aktiver og ressourcer samt oplysninger om People Test Systems’ rettigheder og forpligtelser.

Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at People Test Systems ikke vil være i stand til (rettidigt) at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit ansættelsesforhold.

Vi vil i forbindelse med dit ansættelsesforhold hos People Test Systems typisk indsamle følgende typer af oplysninger (listen er ikke udtømmende):

  • stillingsbetegnelse,

  • kontaktoplysninger,

  • løn og bankoplysninger,

  • fraværsoplysninger,

  • CPR-nummer,

  • billede,

  • kontaktoplysninger på nærmeste pårørende,

  • faglige kvalifikationer,

  • eksamensudskrifter eller certifikater,

  • referencer fra tidligere arbejdsgivere,

  • performancevurderinger, og

  • personligheds- og intelligenstest samt andre personanalyser

 

Visse yderligere oplysninger: Sådanne oplysninger kan indhentes, hvis det er nødvendigt og tilladt i henhold til gældende ret. Det kan blandt andet dreje sig om dokumenter, som kræves i henhold til den nationale lovgivning, fx oplysninger om helbredsforhold eller handicap eller oplysninger om barsel/adoption mv.

 

3.   Brug af dine personoplysninger

People Test Systems behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. People Test Systems behandler udelukkende dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med dit ansættelsesforhold hos People Test Systems eller nødvendigt i henhold til gældende ret.

  • Rekruttering: Rekruttering af nye medarbejdere og teamfordeling, herunder gennemførelse af personanalyser samt vurdering af faglige kvalifikationer og egnethed til en konkret stilling.

  • Løn: Lønadministration, indeholdelse af skat og øvrige indkomstskattemæssige forhold, opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler.

  • Godtgørelse og medarbejdergoder: Udformning, evaluering og administration af godtgørelse, medarbejdergoder og andre medarbejderordninger (såsom løn, bonus, pension, sundhedsydelser, forsikringer m.fl.). Ovenstående kan omfatte behandling af oplysninger vedrørende pårørende eller andre personer, som er relevante i forbindelse med medarbejderordninger, forsikringer eller kontaktpersoner i nødstilfælde.

  • Præstation: Forfremmelse, kontrol og/eller evaluering af medarbejderadfærd og -præstationer, herunder medarbejderudviklingssamtaler, uddannelse, udvikling, forfremmelse og karriere.

  • Uddannelse: Udformning og evaluering af uddannelsesforløb for medarbejderne.

  • Virksomhedskommunikation og opfyldelse af kontraktlige og juridiske forpligtelser: Virksomhedskommunikation, forhandlinger, transaktioner, konferencer, rejser samt opfyldelse af kontraktlige og juridiske forpligtelser.

  • Dokumentation: Opretholdelse af virksomheds- og medarbejdermapper for tidligere, nuvæ-rende og eventuelt kommende medarbejdere.

  • Overholdelse af gældende love og regler: Overholdelse af fx lovgivningen om barsels- og forældreorlov, lovgivning om helbredsforhold, sikkerhed på arbejdspladsen, skatteregler samt andre ansættelsesretlige love og regler, som vi måtte være underlagt i forbindelse med driften af vores virksomhed.

  • Sikkerhedskopiering og intern kontrol: Beskyttelse af virksomheden (drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation) samt kontrol af medarbejdernes brug af internettet og e-mails, herunder i forbindelse med interne undersøgelser ved overvågning eller gennemgang af e-mails, meddelelser, brug af internettet eller virksomhedens systemer, i det omfang dette er tilladt i henhold til gældende ret.

  • Fratrædelse: Administration af fratrædelsesforløbet for medarbejdere, der opsiges eller selv opsiger deres stilling.

 

4.   Retligt grundlag for behandling af dine personoplysninger

People Test Systems behandler kun dine personoplysninger, når vi har et retligt grundlag til at foretage behandlingen. Når omstændighederne kræver det, kan People Test Systems både behandle almindelige oplysninger, følsomme oplysninger og andre særlige kategorier af oplysninger om dig.

Behandling af almindelige oplysninger om dig sker som udgangspunkt på et af følgende grundlag:

  • Samtykke: Du har givet dit samtykke til behandling af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål. Behandling på grundlag af samtykke har hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

  • Kontrakt: Indgåelse eller opfyldelse af din ansættelseskontrakt med People Test Systems. Behandling på grundlag af kontrakt har hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

  • Vitale interesser: Behandling er nødvendig for at beskytte dine eller en anden fysisk persons vitale interesser. Behandling på grundlag af vitale interesser har hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra d. 

  • Juridisk forpligtelse: Opfyldelse af en juridisk forpligtelse, som People Test Systems er pålagt. Behandling på grundlag af en juridisk forpligtelse har hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. De love, som forpligter People Test Systems til at behandle dine personoplysninger, er bl.a.:

a) Bogføringsloven, som forpligter People Test Systems til at opbevare al bogføringsmateriale i minimum 5 år.

b) Skattekontrolloven og indkomstregisterloven, som forpligter People Test Systems til at indberette lønudbetalinger og lign. til SKAT.

c) Hvidvaskloven, som forpligter People Test Systems til at indhente hvidvaskdokumentation og i visse tilfælde straffeattester på medarbejdere.

d) Selskabsloven, som forpligter People Test Systems til at indberette direktører og bestyrelsesmedlemmer til Erhvervsstyrelsen.

e) Arbejdsmiljøloven, der i visse tilfælde forpligter People Test Systems til at udarbejde arbejdspladsvurderinger og opbevare disse i minimum 3 år.

f) Arbejdsskadesikringsloven, som forpligter People Test Systems til at indberette eventuelle arbejdsskader til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (tidl. Arbejdsskade-styrelsen).

g) Sygedagpengeloven og Nemrefusionsloven, som ifølge hvilke love People Test Systems kan behandle personoplysninger med henblik på bl.a. sygedagpengerefusion.

h) Lov om Danmarks Statistik, som forpligter People Test Systems til at foretage indberetning af visse oplysninger om medarbejdere.

i) En lang række øvrige arbejdsretlige love, som bl.a. er med til at beskytte dig som medarbejder. En oversigt over disse kan findes på Beskæftigelsesministeriets hjemmeside: https://bm.dk/arbejdsomraader/arbejdsvilkaar/arbejdsretlige-love/oversigt-over-arbejdsretlige-love/.

Udover ovenstående, kan der eksistere anden lovgivning, som forpligter People Test Systems til at behandle personoplysninger. Dette gælder særligt love og lovændringer som vedtages efter udarbejdelse af denne Privatlivspolitik, love/bekendtgørelser som People Test Systems senere bliver underlagt på grund af ændringer i virksomheden, samt hvis særlige forhold gør sig gældende ved dit ansættelsesforhold.

  • Vores legitime interesser: Hensynet til People Test Systems’ legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor. Behandling på grundlag af vores legitime interesser har hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1,
    litra f.

  • Tredjemands legitime interesser: Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser for så vidt angår de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere. Behandling på grundlag af tredjemands legitime interesser har hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

 

Behandling af følsomme oplysninger om dig sker som udgangspunkt på et af følgende grundlag:

  • Samtykke: Du har givet dit samtykke til behandling af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål. Behandling på grundlag af samtykke har hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra a.

  • Offentligt tilgængelige oplysninger: Behandling vedrører personoplysninger, som tydeligvis er offentliggjort af dig. Behandling på dette grundlag har hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra e.

  • Retskrav: Behandling er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra f).

  • Arbejdsretlige forpligtelser, mv.: Behandling er nødvendig for at overholde People Test Systems’ eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder. Derudover kan behandling ske, hvis behandlingen er nødvendig for, at People Test Systems eller tredjemand kan forfølge en legitim interesse, som udspringer af den arbejdsretlige lovgivning eller kollektive overenskomster. Behandling på grundlag af disse forpligtelser, rettigheder og legitime interesser har hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og databeskyttelseslovens § 12.

  • Vitale interesser: Behandling er nødvendig for at beskytte dine eller en anden fysisk per-sons vitale interesser. Behandling på grundlag af vitale interesser har hjemmel i persondata-forordningens artikel 9, stk. 2, litra c.

 

Behandling af andre kategorier af oplysninger om dig sker som udgangspunkt på et af følgende grundlag:

  • CPR-nummer: Behandlingen sker enten 1) når du har givet dit samtykke til dette, 2) når vi er pålagt at behandle dette i henhold til lovgivningen (se ovenfor under behandling af almindelige oplysninger), eller 3) når en af betingelserne for behandling af følsomme oplysninger ovenfor er opfyldt. Behandling af CPR-nummer har hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

 

5.   Videregivelse af personoplysningerne

People Test Systems videregiver kun dine oplysninger i det omfang, at dette er nødvendigt for at administrere dit ansættelsesforhold, fx videregives informationer om dine lønudbetalinger til SKAT med henblik på beregning af skattepligtige indkomst.

People Test Systems kan desuden videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, fx lønhåndteringsbureauer, Arbejdsskadestyrelsen i tilfælde af en arbejdsulykke og andre offentlige myndigheder, hvis det er påkrævet efter lovgivningen, i forbindelse med revision, juridisk bistand mv.

People Test Systems tilstræber i videst muligt omfang at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format for derved at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.

People Test Systems videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.

6.   Dataintegritet, datasikkerhed og opbevaringsperiode

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv.

Vi har implementeret en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre fortroligheden, tilgængeligheden og integriteten af dine oplysninger.

Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.

 

For ansøgere hos People Test Systems

Hvis du søger en opslået stilling, men ikke bliver ansat, vil vi opbevare dine oplysninger indtil at stillingen besættes og du modtager et afslag eller i op til seks måneder efter processens afslutning.

Hvis du har søgt en uopfordret stilling, opbevarer vi dine oplysninger i op til 6 måneder efter modtagelse af din ansøgning.

Hvis vi vurderer, at du muligvis kan være egnet i forbindelse med et andet fremtidigt stillingsopslag, vil vi bede om dit samtykke til at opbevare oplysningerne i længere tid.

 

For ansatte hos People Test Systems

Hvis du er ansat i People Test Systems vil vi bevare dine oplysninger, så længe at du er ansat og så længe, at disse oplysninger er nødvendige under ansættelsesforholdet. Efter din fratrædelse, vil vi opbevare dine oplysninger i op til 5 år, medmindre kortere eller længere opbevaringsperiode konkret begrundes (fx hvis der verserer en tvist).

 

7.   Dine rettigheder

Ifølge persondataforordningen har du en række rettigheder, som du kan gøre gældende over for People Test Systems. Du skal være opmærksom på, at vi ikke altid vil være forpligtet til at opfylde disse rettigheder, og i visse tilfælde vil vi kun kunne opfylde rettighederne i begrænset omfang. Eksempelvis har du ikke ret til at få slettet oplysninger om dig, som People Test Systems opbevarer, hvis der er lovgivning, der forpligter People Test Systems til at opbevare disse oplysninger.

  • Indsigt: Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi er i besiddelse af, samt bl.a. få oplyst hvad personoplysninger bruges til og hvem de videregives til.

  • Indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring.

  • Berigtigelse: Du kan anmode om berigtigelse af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv.

  • Begrænsning og sletning: Du kan anmode om at få oplysninger om dig selv begrænset eller slettet, hvis betingelserne for dette er opfyldt.

  • Dataportabilitet: Du kan gøre din ret til dataportabilitet gældende for oplysninger, du selv har afgivet til os, såfremt behandlingen baserer sig på samtykke eller kontrakt, og dette i øvrigt er teknisk muligt.

 

Du har derudover ret til at trække dit samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage, såfremt behandlingen baserer sig på dit samtykke.

Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte:

Kontaktoplysninger:

People Test Systems A/S
Adresse: Langelinie Allé 47, 2100 København Ø
CVR: 30560604
Telefon nr.: +45 8833 0000
Mail: hho@peopletestsystems.com

Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

 

Du har ret til at klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine persondata.

Vi vil dog gerne opfordre dig til at kontakte os forinden, og vi vil bestræbe os på at hjælpe dig bedst muligt.

Ønsker du at indgive en klage til Datatilsynet, kan du klage til:

Kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
Mail: dt@datatilsynet.dk
Telefonnr.: +45 3319 3200

 

8.   Opdateringer

People Test Systems evaluerer og opdaterer denne Privatlivspolitik efter behov.

Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for behandlingen af dine personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer, vil du dog modtage særskilt underretningerne.